בקרה - האצלת משימות 

סימן ההיכר של בקרה טובה היא האצלת משימות יעילה. ההאצלה כוללת העברת אחריות להשלמת העבודה ע"י אנשים אחרים. בעזרת האצלת משימות, לצוות שלך יש את הסמכות לקבל החלטות ולהגיב למצבים מבלי שתתערב. ישנן גישות בסיסיות לנושא האצלת משימות, עם תרגול, הדבר יהפוך לחלק משיגרה של פיקוח יעיל.

להלן, מספר צעדים כלליים כדי לבצע האצלת משימות יעילה ונכונה:

1.     . העברת כל המשימה לאדם אחד. נותן לעובד את האחריות ומגבירה את המוטיבציה שלו.

2.     . בחר את האדם הנכון. הערך את הכישורים ואת היכולות של הכפופים - הקצה את המשימה לאדם המתאים ביותר.

3.     ציין את התוצאות המועדפות עליך,בבירור. תן מידע על מה, למה, מתי, מי, איפה ואיך. כתוב את המידע הזה במידת הצורך.

4.     האצל אחריות וסמכות. הקצה את המשימה, לא את השיטה, כדי להשיג אותה. תנו לעובד להשלים את המשימה באופן שהם בוחרים, כל עוד התוצאות הן מה שציינת.

5.     בקש את העובד לסכם בחזרה, את רשמיהם ואת התוצאות אתם המועדפות.

6.     קבל משוב שוטף על התקדמות המשימה/פרויקט. זו סיבה מספיק טובה כדי לקבל דוחות מצב  שבועיים, מכל המדווחים הישירים. דוחות אמורים לכסות את מה שהם עשו בשבוע האחרון; מתכננים לעשות בשבוע הבא ואת כל הבעיות האפשריות. כמו כן,ישיבות צוות סדירות יספקו משוב מתמשך.

7.     תחזק קווים פתוחים של תקשורת. אל "תרחף" מעל העובד. אבל, כמובן, כדאי שתהיה לך תחושה מה הם עושים לאורך כל הדרך.

8.     אם אתה לא מרוצה מההתקדמות, אל תקח מיד את הפרויקט בחזרה. המשך לאמן את העובד להבטיח שהם תופסים את הפרויקט כחלק מהאחריות שלהם.

9.     הערך ותגמל  ביצועים . שוב - הערך את התוצאות, לא את ה שיטות. טפל בביצועים לא מספקים, תגמל הצלחות .

כמנהל, יש לך אחריות לייצג ולפתח את היעילות של הקבוצה שלך בתוך הארגון - האצלת משימות/סמכויות היא מנגנון ליצירת הזדמנות כזאת.