אכפת מהפרויקט, הפרויקט לא יתבצע. אם אני לא אזיז ואפשיל שרוולים; אהיה אצל הלקוח,
אצעק, אדרוש ולפעמים גם אתחנן דברים לא יזוזו מעליהם.
נכון, ניתן לעשות הכול במיילים, לשלוח אנשים לעשות את העבודה בעצמם, או אפילו
להגדיר משאב ב Project , אבל גישתי היא מעט שונה - שיטה שדי הוכיחה את עצמה בארץ
ומי יודע אולי היא לא רעה בכלל גם מחוצה לה.
העבודה לחוצה לעתים, שוחקת לעתים ואף מתסכלת, אך שכמגיעים לאבן הדרך שבה
הפרויקט הסתיים בלו"ז ובתקציב שהוגדר לו, זו הרגשה נפלאה: הגענו לארץ המובטחת.
מנהל פרויקט על פי גישתי צריך להיות מוכוון, לחוש, לנשום את הפרויקט, כלומר את
הלקוח.
שום דבר לא יזוז - אם אתה ,מנהל הפרויקט, לא יזיזו מאליו.
במקביל, מערכת היחסים שלך מול הלקוח מתחזקת אף היא.
במסמך זה ניסיתי לתמצת טיפים לעבודתו של מנהל הפרויקט באשר הוא:
1. דע את שפת הארגון
כל ארגון שפתו הוא. דע והכר את שפת הארגון על מנת לדרוש את מה שנדרש לצורך הפרויקט.
2.הכר את המבנה הארגוני
למד מהן המחלקות בארגון, מי מנהל כל מחלקה ומחלקה, מזכירות ואנשי מפתח אחרים לצורך הפרויקט.
3.התמצא בפורטל הארגוני
בקש הרשאה לגשת לפורטל הארגוני, גם נהלים נמצאים שם, גם תוכל למצוא אנשי קשר, אוירה ארגונית וכדומה.
4.התמצא בדואר האלקטרוני הארגוני
שרת הדואר האלקטרוני הארגוני משמש לא רק בהעברת מיילים החוצה ופנימה, אלא גם כמאגר של פרטי אנשי קשר (ספר טלפונים) במהירות וביעילות. שם תוכל לקבוע פגישות התנעה, ליזום פגישות נוספות, בדרך כלל תוכל למצוא פרטי מנהלי מחלקות, מזכירות וכדומה.
5.הכר אנשי מפתח בארגון
מצא אנשי מפתח היכולים לסייע לך להיטמע בארגון, להכיר דרכם אנשי
מפתח נוספים, כגון: מנהלי מערכות, מנהלי פרויקטים של מערכות, מנהלי מחלקות, ספקים משניים, מזכירות וכדומה. שמור כרטיסי ביקור.
6.הכר את צוות הפרויקט
פגוש את הצוות שעימו תעבוד לפני העבודה המשותפת ביחד בחודש, בחצי שנה, בשנה ובחמש השנים הקרובות. באם הצוות הינו במחלקה שלך, באם הצוות הוא מחברה אחרת ; פעל לחיזוק הקשרים הבין אישיים בינך לבין הצוות, הכר את אופי העובד זכור! כל עובד וסגולותיו הוא, יתרונות וחסרונות. למד את אופיו וסגל את עצמך אליו. בין היתר, על מנת לקבל את התוצרים שנדרשת להם. אפשר לצוות להכיר אותך, שתף אותם בבעיות, עדכן אותם לגבי עיכובים, זכיות, הערכת לקוח וכדומה.
7.למד את הלקוח
האזן לרצונותיו של הלקוח, פעל יחד עימו למילוי המשימה. אל תחשוש להביע בצורה סבלנית אך נחושה את דעתך לגבי מהות התוצרים, הקשב לתלונותיו, בצע במסירות את המשימה, חשוב מאוד להיות שקוף לגבי בעיות, מצא פתרונות אצלו כשמדובר בפוליטיקות ארגוניות.
8.היה יצירתי
פעל בנחישות לביצוע המטרה ובמסירות אין קץ, אל תחשוש להביע התנגדותך למהלכים בעייתיים ולזמנים צפופים. הרם דגלים אדומים כשמוכרח וכשצריך, אפשר ללקוח לסמוך עליך בעיניים עצומות, דאג להוציא משימות לפועל בזמנים שנקבעו, אך הייה גמיש מספיק כדי לתכנן יעדים שלא היו אמורים להתבצע כעת, אך עדיין ניתן לבצעם כתוצאה מסקר קודם שלא הותנע, דרישת לקוח וכדומה.
יהודית דורי
