ארגון אירועי התרמה מהווה אלמנט חשוב במאמצי גיוס התרומות של עמותות. אירועי ההתרמה מיועדים לגיוס תרומות, יחסי ציבור עבור הארגון, שמירה על קשר עם התורמים והוספת תורמים חדשים לעמותה. באירועים מסוג זה, המשתתפים מתקבצים עבור מטרה חשובה ומשותפת ויכולים לרקום קשרים עסקיים ובין אישיים. מהי הדרך הנכונה לארגן ערב התרמה מוצלח?
כיצד מתכננים אירועי התרמה?
האירועים יכולים להיות, דינרים עם דברי פתיחה, תוכנית אומנותית, קייטרינג ברמה גבוהה ובמהלכה נחשפת העמותה ופועלה. גיוס כספים מתבצע בתחילת האירוע , במהלכו או לאחריו. עריכת אירוע התרמה הינה סבוכה ודורשת תקציב , תכנון וביצוע מקצועיים כולל הגדרה של אופי האירוע, קהל היעד, שליחת הזמנות, מועד ומקום לאירוע, , מה יכלול האירוע מבחינת תכנים, קייטרינג, פרסום האירוע ויחסי ציבור, העניינים הטכניים של תאורה, מערכת הגברה, מאבטחים, סדרנים, מוצרי פרסום, תעודות הוקרה ומדליות, הפעלת מתנדבים ועוד. לאירוע יש להזמין מאות מוזמנים מכובדים שהם תורמים בפועל או פוטנציאלים שיתרשמו מן העמותה.
מה הם הגורמים לאירוע התרמה מוצלח?
מומלץ מאוד לגייס חברה מקצועית לארגון האירוע. חברה שמתמחה בתחום תפיק את האירוע בצורה מקצועית ומכובדת. כדאי לשלב את העבודה של החברה עם המתנדבים של העמותה.
עיתוי האירוע – חשוב לבחור עיתוי מתאים לאירוע. למשל, הוא לא יכול להתקיים בזמן שכולם בחופשה.
היכולת הארגונית של העמותה – היא תנאי חשוב כי במידה וזהו ארגון חדש עליו להשקיע יותר בפרסומו ובהשגת תרומות. ארגון וותיק הוא בעל ניסיון רב יותר בארגון האירוע אבל עליו להשקיע יותר ברעיונות מקוריים ובשימור תורמים קיימים. העמותה חייבת להיות ערוכה מבחינה אדמיניסטרטיבית עם הדפסה ומשלוח של הזמנות, מענה טלפוני וכו'. הפעילים צריכים להיות חדורי מוטיבציה ומועילים. . צריך לדאוג להזמנת מיקום מכובד, למופע איכותי בתחום המתאים לסוג הקהל שהוזמן וכו'. צריך לדאוג לכיבוד התורמים על ידי חלוקת דשי סיכות, גביעים, ופרסום תרומתם בכלי התקשורת. כדי שהארגון יהיה יעיל יש לצוות את העובדים לפי נושאים כאשר כל צוות דואג לנושא כלשהו בארגון האירוע. הצוותים צריכים לעבוד בשיתוף פעולה ותחת ניהול נכון. פעילים נלהבים המשתתפים בארגון האירוע, הופכים למעורבים ונלהבים יותר.
ניהול כספים- העמותה צריכה להחליט אם היא מסתפקת בכיסוי הוצאות האירוע או אם היא מעוניינת להישאר עם רווח.
מה ניתן לצפות לאחר אירוע התרמה מוצלח?
כאשר האירוע מוצלח נשמר מעגל התורמים וחדשים מצטרפים אליו. אירוע ההתרמה מקדם את העמותה והיא נחשפת לציבור ולמדיה. באירוע, הפעילים הופכים למחויבים ומקצועיים יותר.
מדוע חשוב לשכור חברת ייעוץ
כדי לתכנן אירוע התרמה איכותי יש להיעזר באנשים של חברת ייעוץ מקצועית ומנוסה. החברה דואגת לפרטי האירוע ומפיקה עבור העמותה ערב בלתי נשכח ויוקרתי. ארגון שמפיק אירוע בכוחות עצמו מבלי שיש לו את המשאבים והכלים לכך, יכול להזיק לעצמו בצורה ניכרת.
