חידושים בניהול מסמכים 

המסר העיקרי שלי הוא כי - ייעול תהליכי עבודה במגוון דרכים, גלום בחידושים הרבים, שמציע כיום תחום ניהול המסמכים.  

כיום, הארגון הממוצע "מוצף" במסמכים - קבצי מעבדי תמלילים, הודעות אימייל, פקסים וגיליונות אלקטרוניים, שמערכות המחשוב רק מסייעות ליצור, לשכפל ולהפיץ. נתוני IDC בידיעה 806.12, רק מאשרים זאת. עומס זה מחייב ניהול יעיל, התאמה לרגולציות וניהול מסמכים משופר, כחלק מניהול התוכן והתהליכים בארגון. בנוסף, שיקולים עסקיים מכתיבים מעבר מ-Workflow ל-BPM (או Business Process Management. ראה עוד בתחקיר 730 - מ-Workflow ל-BPM).  

אתגרים נוספים כוללים אירכוב ושינוי סטטוס המסמך ואופן שמירתו, בהתאם למחזור חייו ובנסיון להתקרב לחזון המשרד ללא נייר. מגמות נוספות בעולם המסמכים, הן ראייתם כתשתית עסקית יעילה, השפעת תקנות ורגולציות, מגמת השיתופיות וצורך גובר באבטחת מידע. מגמות בתחום פתרונות ניהול המסמכים עצמם, כוללות כניסת שחקנים גדולים, ממשקים חדשים, XML ויותר התאמה אישית. 

הפתרון - מערכות לניהול מסמכים 

לכל זאת, מסייעות מערכות ניהול מסמכים, אשר מרכזות את הידע הקיים בכל מסמכי הארגון. הן מאפשרות ניהול מסמכים יעיל, עם תועלות רבות: אפשרויות חיפוש משופרות, אחזור מהיר, קישוריות גבוהה לסביבת העבודה, עלייה ברמת השירות ובפרודוקטיביות וחיסכון בזמן וכסף. העלייה בפופולאריות האינטרנט הפכה את היכולת לחלוק מסמכים בין משתמשים וארגונים לפופולארית מתמיד. עם זאת, כך גם נוצרו בעיות הקשורות לאבטחה, נגישות, זכויות ועקביות מסמכים. חשוב שלכל המעורבים בתהליך ניהול המסמכים תהיה גישה לגרסה המעודכנת ביותר של כל מסמך, אפשרות לאיתור המסמכים הנכונים והיכולת לעדכן את מאגר המסמכים בזמן אמת. 

גישות חדשות מוצאות דרכן אל ניהול המסמכים בארגון, כמו חתימה אלקטרונית, Document Imaging - המאפשרת סריקת מסמכים והעברתם לפורמט תמונה הנשמר על המחשב, שיטות תיוג וקידוד חדשות, וזאת בנוסף לגישות המסורתיות לניהול מסמכים. במקביל, הצורך במעקב אחר המסמך ומחזור חייו, מעקב אחר שינויים וכדומה, מגבירים צורך בניהול יעיל ומעקב מסודר אחר המסמכים בארגון. גם יכולות החיפוש מתקדמות הקיימות באינטרנט, מוצאות דרכן לניהול המסמכים. 

המגמות והחידושים

את המגמות העיקריות ניתן לסכם ולאפיין בתמורות הבאות:  צורך בתשתית עסקית יעילה,  "מבול" מסמכים, צורך לציית לתקנות ורגולציות כמו SOX (Sarbanes-Oxley), חוק החתימה האלקטרונית שמקדם ומעשיר את האפשרויות הגלומות, בניהול מסמכים אלקטרוני, שיתופיות וצורך גובר באבטחת המידע. החידושים שנותנים מענה לכל אלה הם המשך התפתחות ה- Workflow ו-BPM, שחקנים גדולים נכנסים ותמונת השוק משתנה, עם כניסת שחקניות גדולות כ-IBM, אשר רכשה את Filenet ואוראקל שרכשה את Stellent, ממשקים חדשים כמו  עבודה דרך הווב שהופכת פופולארית, Document Imaging , מסמכי XML שהופכים נפוצים, התאמה אישית,  RFID שמאפשר מעקב אחר מסמכים פיזיים הנמצאים בארוניות במשרדי ארגונים וצורך גדל באחסון - ככל שעולה מספר המסמכים, כך גדל הצורך בנפח האחסון. החדשות הטובות הן, שהאחסון גדל בנפח, כאשר במקביל לכך מוזלת העלות לנפח והמהירויות לשינוע הולכות ומואצות. 

הפתרונות הבולטים 

מספר פתרונות בולטים בתחום ניהול המסמכים בארץ ניתן ןמצוא אצל החברות הבאות: אוראקל מציעה את Oracle Content Database -  בסיס מידע ארגוני, מבוסס Oracle Database 10g, הזמין להורדה בחינם. היא גם מציעה את מוצרי ניהול מסמכים של Stellent; אידאה מערכות מידע מציעה פתרונות WorkFlow כמו Office Light, לניהול מספר מאגרי מידע. איכות תעשיות תוכנה מציעה את Muza, פתרון לניהול מסמכים, מחולל מסמכים גראפיים, המעצב, מנתב ומאחסן מסמכים; חשבשבת מציעה את WizDoc, תוכנה לניהול מסמכים ומידע להתקנה באינטרנט או באינטרא-נט. מיקרוסופט - Microsoft SharePoint Portal Server 2003 הוא פתרון מבוסס פורטל ארגוני, לניהול מסמכים ושיתוף. פנמ מציעה את Sequence, פלטפורמת BPM ו-WorkFlow לניהול ומעקב אחר מסמכים המשלימה את פתרון ה-SharePoint של Microsoft; ActionBase מציעה את ActionBase.Net, מערכת למעקב ובקרה אחר מסמכים, המשווק על ידי  אדוונטק; Adobe מציעה את LiveCycle WorkFlow לניהול WorkFlow במסמכי PDF שמשווקת קוויקסופט. BMC  מציעה מגוון פתרונות WorkFlow לניהול מסמכים; DocPoint - תוכנה לניהול מסמכים, מיילים וידע, עם סריקת מסמכים ישירות לפורמט Pdf; EMC משווקת את EMC Documentum Document Management מסייע בניהול מאגר מרכזי של מסמכים בארגון; IFN - מציעה את FileNet P8 ואת FileNet BPM, וכן את מערכת DriveU עם יכולת תיוק חכמה ו-E-Mail Manager, לניהול ואחסון מסמכי דוא"ל; IBM  מציעה פתרונות ניהול מסמכים, המבוססים על ה-Middleware של החברה ויישומים של שותפיה העסקיים. Ligature מציעה את תוכנת ה-OCR ליגטורה NG 6.75; Meridio - מציעה את Meridio 5, לניהול מסמכים גם דרך טלפונים סלולאריים, והתאמה לסביבות Office Exchange Server, אופיס 2007, וויסטה. השיווק של חברת HP;  Tibco - מציעה את Tibco BPM, המאפשר הרצת תהליכי WorkFlow עם ממשק גרפי ידידותי למשתמש, משווקת יעל תוכנה ומערכות. 

הגנה על המסמכים 

חשוב לציין כי יש כיום דרכים רבות ופשוטות להגנה על מסמכים. נדגיש ביניהן את: השמדת עותקים מודפסים,  שימוש בסיסמאות,  שימוש בתוויות כמו למשל סימן מים מודפס עם התווית "סודי", הצפנה, מידור לאנשים המורשים  וניהול זכויות מידע כמו למשל שימוש בטכנולוגיה לניהול מידע (IRM) של מיקרוסופט, הקיימת ב-Windows Server 2003 ומאפשרת להגדיר הרשאות קבצים ברמות שונות, וכן להגביל הדפסה, לשם הקטנת מספר העותקים המודפסים, הגבלת מסגרת הזמן בה ניתן לפתוח קובץ, מניעת פתיחת קבצים המועברים מנמען לא מורשה או שליטה בהודעות דוא"ל. 

רמת בשלות גבוהה

ניהול מסמכים נמצא כעת ברמת בשלות גבוהה, עם אחוזי הטמעה גבוהים ו-ROI מהיר ברוב המקרים. 73% שבעי רצון מהפתרון הקיים לנושא זה בארגונם. 55% היו מעוניינים לראות יותר מסמכים מאוחסנים אלקטרונית וסבורים שדבר זה ישפר יכולות האיחזור (לפי סקר CCH). עם זאת, ארגונים רבים מיישמים פתרונות ניהול מסמכים רק במחלקות בודדות או בפרוייקטים ספציפיים ולא בכל הארגון.

סיכום 

כדאי לעקוב אחר השינויים בניהול המסמכים, שהוא תחום חיוני בכל ארגון. הכרתו ויישומו ביעילות, עשויים לתרום רבות, למיצוי ה"זהב" העסקי, הטמון במסמכים. 

מה הכי מעניין בניהול מסמכים?  

1. מה רמת שביעות הרצון בקרב ארגונים מפתרונות ניהול המסמכים הנוכחיים בהם הם משתמשים?
2. מה החיסכון, בזמן ובכסף, שמציע פתרון ניהול מסמכים יעיל לארגון?
3. כיצד משפיעה המגמה העולמית הדורשת תאימות לחוקים ותקנות על תחום ניהול המסמכים?
4. איך יכול ה-RFID לתרום לניהול מסמכים יעיל?
5. כיצד יכולה טכנולוגיה לניהול מידע (IRM) לעזור לך בניהול מסמכים ואבטחתם -
6. כמה מפסיד ארגונך על מסמכים שלא תויקו כראוי ומסמכים שהלכו לאיבוד?
7. מה עלול לגרום ליותר מ-70% (!) מהארגונים להתמוטט תוך 3 שבועות?
8. כל כמה זמן מוכפלת כמות הנייר בארגון ממוצע?
9. כמה יעלה פתרון ניהול מסמכים יעיל לארגון ממוצע?
10. כיצד יכול פתרון זיהוי התווים האופטיים (OCR) לתרום לחיסכון בארגון, ומה רמת הדיוק בהתמודדות עם בעיית העברית במסמכים? 

 

התקציר לקוח מתוך תחקיר pCon בשם חידושים בניהול מסמכים שהתפרסם ב-12.3.07.   

הרחבות, ראיונות עם מומחים, טיפים מעשיים וקישורים להעמקה ניתן למצוא בכתובת - http://www.pcon.co.il/v5/Debrief.asp?debrief=806 

למאמרים מקצועיים ואובייקטיביים נוספים של קובי שפיבק, בתחומי מידע מחשבים ואינטרנט, באתר "מאמרים" ראה - http://www.articles.co.il/author/1944

תגיות: pCon, ניהול מסמכים, ניהול, BPM, Workflow, XML, מידע, IT