כיצד לגרום ללקוחות שלך לשלם בזמן?
כשלושה חודשים לקראת סוף השנה שאלתי לקוח שלי, שהגדיל במהלך השנה את כמות הזמנות העבודה שלו בצורה משמעותית , כמה כסף גבינו כבר, ומה קורה עם שאר הגביה.
לצד הסכום שנגבה עד אותה נקודה, קיבלתי עוד שני נתונים מפתיעים.
התברר, שיש סכום של מאות אלפי שקלים לגביה ושחלק ניכר ממנו כבר חורג מתנאי התשלום. מה שהפתיע אותי עוד יותר היה קשת שלמה של הסברים "הגיוניים" שקיבלתי. החל ממוסר תשלומים נמוך של הלקוחות במשק הישראלי, דרך ההסבר ש"אין מה לעשות בנוגע לחברות ענק כי כך הם עובדים" ועד הסבר על בעיות האשראי והנזילות של החייבים.
ההסברים אמנם יכולים להרגיע את בעל העסק לזמן מה, אך אינם מגדילים את היתרה בחשבון הבנק. לא פלא, שאצל בעל העסק התפתח מתח הקשור לתזרים.
מייד נכנסו לפעולה אינטנסיבית בנושא. זה מה שעשינו:
טיפול
הדבר הראשון היה להביא את בעל העסק להבנה, שלא משנה כמה הסברים ניתנים לו מלקוחות או ממחלקת הגביה או כמה הסברים הוא נותן לי, מנהל צריך לעבוד רק על פי סטטיסטיקות אמיתיות. כלומר במקרה הזה: כמה כסף אמיתי נכנס לבנק בפועל במהלך כל חודש. כסף אמיתי משמעותו כסף נזיל שברשותך, ולא שק דחוי, או הבטחה לשק, או מייל שהשק יגיע בתאריך.... אלא כסף מזומן אמיתי שאפשר לקנות איתו במכולת היום.
דבר השני הכנו טבלת גביה שבה פרטנו כל חשבון לגביה, מי חייב אותו, איש הקשר אצל הלקוח, מתי החשבון נשלח, מתי מועד התשלום והאם יש חריגה מתנאי התשלום. בהמשך גם הוספנו תאריך של הגביה בפועל, ממנו יכולנו ללמוד ולהפיק לקחים להמשך.
חשוב להבין שיש לדחות כל הסבר שלא תורם לגביה בפועל. וכל הסבר כזה שכן מתקבל יוצר בעיית גביה שבעל העסק לא מבחין בה. זה כולל: גביה מעיריות, גופים גדולים ובירוקרטיים וחברות פרטיות שמציגות אינסוף בעיות מדוע לא לשלם.
כדי להיפטר מהשפעת הרעיונות הללו, סגרתי את דלת החדר ודרשתי מבעל העסק לשבת ולרשום את כל השיקולים (כלומר הרעיונות שמצדיקים) מדוע לא לדרוש בתוקף את הכסף כעת ולאפשר ללקוח להמשיך לא לשלם אותו. בתחילה, לא היה לו קל, אך צעד אחר צעד הוא החל לראות מדוע יש לו בעיות תזרים ובעיות גביה וכיצד הוא יכול לטפל בכך.
לדוגמה: לקוח אחד חרג כחודשיים ממועד התשלום. הוא טען שהוא עצמו עוד לא קיבל את הכסף מהלקוח שלו ושהבנק שלו מסרב לת לו הלוואה. אז?! שילך לבנק אחר ויבקש הלוואה. שילווה כסף מקרוב משפחה. שימכור יותר ויפסיק לפרסם שיש לו מצב קשה או שיעשה כל אחד מכל אותם אלפי דברים שניתן לעשות כדי לשלם את החשבון. העיקר שיפסיק להיות עצלן ויעמוד במילה שלו.
דוגמה נוספת היא חשבון מעוכב שהלקוח שלי הרגיש לא נעים לדרוש אותו משום שבעבר הייתה עבודה שהוא עיכב עבור אותו בעל חוב. פשוט סגרנו את הדלת ותרגלתי את הלקוח שלי בתרגילי תקשורת ספציפיים, כדי שירגיש בנוח בכל מצב ולא יהיה מוטרד ממה שקרה בעבר ויצליח להשלים את משימת הגבייה.
פתאום, הכסף החל לזרום. באורח כמעט פלאי, דברים תקועים החלו לזוז. שני נציגי לקוחות בחברות שונות, שלא ענו קודם לטלפונים, פוטרו והמנהלים שלהם נכנסו לתמונה וקידמו את התשלום. היו שני לקוחות שאף התקשרו ללקוח שלי ויזמו סגירת חשבונות שהיו בחריגה.
לסיכום, הסכום שנגבה לאחר הפעולה, היה מעל 40 אחוז מכלל הכנסות השנה, נגבה בפחות מחודשיים והביא לכך שהשנה תהיה טובה יותר מהשנה הקודמת. אל תוותר על מערכת גביה משומנת היטב.
בהצלחה!
אקספדיטור מאיץ עסקים בע"מ.
עפר פלאוט הוא המנכ"ל והבעלים של אקספדיטור מאיץ עסקים בע"מ. החברה עוזרת לבעלי עסקים, מנהלים ועובדים להצליח יותר ולהשתפר במה שהם עושים . www.expeditor.co.il
