ניהול זמן 

סוד ניהול הזמן/ גלית שול

הסוד שמאחורי את כל הטכניקות  לניהול זמן מתבטא  במשפט אחד: 

חוסר זמן הוא למעשה חוסר בסדר עדיפויות ברור.

לאחר שחנן גיבש לעצמו את המטרות העסקיות שלו לשנה הקרובה הוא ביקש ממני לשוחח איתו על ניהול זמן. חנן הוא איש עסוק מאוד בעל עסק,אמן, מורה, איש אקדמיה, איש משפחה.חנן מתקשה למצוא זמן לכל המשימות שלו והחלטנו לטפל בנושא לעומק.

כאשר מדברים על ניהול זמן יש להבין שאת הזמן לא מנהלים. הזמן הוא אדיש לחלוטין אלינו הוא חולף בדיוק באותו קצב בין אם ניהלנו אותו ובין אם לאו. הוא מגיע באותם 24 שעות ביממה בין אם אתה מצליחן עשיר או בדיוק ההפך. את מי שבעצם מנהלים זה אותנו. בהקשר זה מתאימה אמירתו של אברהם לינקולן: "לו היו לי שמונה שעות לכרות עץ, הייתי מקדיש שש מהם להשחזת הסכין".

מבחינתי הכוונה העיקרית כאן היא התכנון של הפעולות לפני הביצוע. תכנון נכון נובע מדבר אחד בלבד הגדרת המטרה שרוצים להגשים. אם יודעים מה היעדים לאותה תקופה אפשר בקלות למיין את המשימות לפי סדר החשיבות שלהן.

ביקשתי מחנן לרשום את כל המשימות שעליו לבצע במשך השבוע בכל אחד מהתפקידים אותם הוא ממלא. לאחר מכן מיינו את המשימות מהחשוב ביותר לפחות חשוב וזה בראיה של כמה המשימה מקדמת אותו מבחינת המטרות שברצונו להשיג בתקופה הקרובה. ביקשתי לסמן גם כמה משימות לא חשובות אבל דחופות שצריך לעשות ללא דיחוי עקב הזנחה קודמת בכדי שנוכל לבצע אתן ונהיה פנויים לדברים החשובים באמת. לאחר מכן שרטטנו את מערכת השעות שלו כפי שהיא היום.

חנן הופתע לראות שאף אחת משלושת המשימות החשובות לקידומו לא נמצאת במערכת השעות הנוכחית. המערכת הייתה בנויה בעיקר מ 'חייבים' ו 'דחופים'. סידרנו מחדש את המערכת כך שלדבר החשוב ביותר, למטרות של חנן, יש זמן מוגדר לביצוע . מצאנו זמן שהתחבא בנסיעה שבועית של שעה וחצי  ברכבת, זמן זה הוקדש כזמן איכות לכתיבה שהיה כל כך חסר לו. בררנו איזה משימות אפשר להאציל על מישהו אחר והורדנו אותם מסדר היום. החלטנו לאיזה מטלות והזדמנויות פשוט אומרים : "לא" דבר שפינה זמן נוסף לדברים שחשובים לו. בכלל היכולת לדעת על מה להגיד לא היא מאבני היסוד של אנשים מצליחים כי היא נובעת מידיעה ברורה לאיזה כיוון הולכים.

לחנן יש מספר פרויקטים שעליו לסיים. השיטה שלו הייתה עד כה לבצע כל פעם קצת מכל פרויקט. זו הייתה הזדמנות מצוינת בשבילי לספר לו על טכניקת  להרוג טורקי ולנוח-  הכוונה היא לעבוד בצורה ממוקדת על המשימות. כלומר משימה אחת אחרי השנייה, עבודה ליניארית. הקפיצה מנושא אחד לשני מבזבזת זמן יקר ולא באמת מקדמת . קיבלנו החלטה לסיים משימה ורק אחרי זה לעבור לשנייה חנן קבע לעצמו את הסדר.

יצרנו למעשה מערכת שעות שמשקפת גם את היעדים של חנן וגם את הערכים שלו. לדוגמא לחנן חשוב ערך המשפחה ולכן דאגנו שיהיה זמן גם לזה. חנן למעשה קיבל תכנית עבודה מסודרת . הרעיון הוא להפסיק לפעול כתגובה לסביבה אלא להתחיל לפעול מתוך האג'נדה שמקדמת אותך.

ולבסוף חשוב להשאיר מקום גם ל שעה שקטה - פנו זמן בסדר היום לעצמכם. לחלום, לתכנן, להירגע ולהחליט. זוהי שעת השחזת הגרזן אל תוותרו עליה. האפקטיביות של זמן 'שעה שקטה' עולה אם מוצאים מקום בחוץ, בטבע, לשם כך.

מדריך בחינם באתר  www.theway.co.il