הקבוצה מאורגנת בחצי עיגול, משקאות וכיבודים נמצאים בצד, מנהלת משאבי האנוש מציצה לוודא שהכל בסדר ויוצאת מיד. כל זוגות העיניים נישאות אליך. הגיע הזמן להתחיל את הסדנא.
איך נראית סדנא מוצלחת? סדנא מוצלחת משיגה את יעדיה, יוצרת עניין ומאפשרת לחברי הקבוצה ללמוד גם המנחה ובעיקר אחד מהשני.
קיימים 7 מרכיבים מרכזיים לקיום של סדנא מוצלחת:
1. בירור צרכים.
כדי שסדנא תהיה אפקטיבית ותקלע לצרכים הייחודיים של הקבוצה, חשוב לקיים תיאום ציפיות בין הגורם המזמין למנחה. מומלץ ששלב זה יכלול גם את המנהל הישיר של הצוות. אין זה מספיק לדעת רק את נושא הסדנא, חשוב לשאול את השאלות הנכונות: לשם מה אתם מקיימים את הסדנא עכשיו? מה היית רוצה שישתנה בעקבות הסדנא? אילו אתגרים עומדים בפני הקבוצה? איך חברי הקבוצה מסתדרים ביניהם?
ככל שהתשובות יותר ספציפיות כן המנחה סופג אינפורמציה רבה יותר המאפשרת לו לבנות תכנים שיענו לדרישות הללו. כך לדוגמא ייתכן שהמטרה לשמה הוזמנה סדנת תקשורת היא כדי להתמודד עם קונפליקטים הקיימים בתוך הקבוצה. ברגע שהמנחה מודע לכך, יש באפשרותו לבנות מערך שיכלול תרגילים שיסייעו במתן בהעלאת התכנים הרצויים ויסייעו למצוא דרכי פתרון.
2. ברר את הפרופיל של הקבוצה.
כדאי לברר אם חברי הקבוצה חילונים, דתיים או חרדים, אם מדובר על מנהלים בלבד, עובדים בלבד, נשים, גברים או קבוצה מעורבת. קיימים משחקים ותכנים המתאימים יותר לפרופיל מסוג אחד ופחות מתאימים לפרופיל מסוג אחר. כמו כן, כמו כן כדאי לברר עדיפויות ספציפיות יותר שיש לקבוצה כגון הפתיחות הכללית למשחקים וסימולציות.
3. התאם את התכנים לקבוצה.
חשוב שכל התכנים יגעו בעולם התוכן של משתתפי הסדנא. כך לדוגמא כאשר הכנתי סדנא בנושא שירות, ביקשתי מסמנכ"ל השירות לתת לי דוגמאות של תלונות נפוצות שהצוות נתקל בהם. מתן סימולציות רלוונטיות עשוי בהחלט ליצור יותר הזדהות בקרב חברי הקבוצה.
4. חוזה פסיכולוגי עם הקבוצה.
הגיע רגע ההתחלה. כל העיניים נישאות אל המנחה. אך לפני שהמנחה קופץ למים חשוב שהמנחה יעשה תיאום ציפיות בינו לבין הקבוצה. תהליך זה נקרא החוזה הפסיכולוגי. בשלב זה, המנחה מציג את עצמו, את הנושא ושואל את חברי הצוות מה הם היו מעוניינים להפיק מהסדנא. לאחר מכן המנחה מתייחס לנקודות שהועלו וחוזר אליהן במהלך הסדנא.
5. הסדנא חייבת להיות דינאמית.
אין זה מספיק לבנות מערך של סדנא. חשוב שהמנחה יהיה מוכן וערוך שכל המבנה כולו של הסדנא יהיה גמיש ויתאים לצרכי הקבוצה בכאן ועכשיו. קונפליקטים, אי הבנות והתייחסות לדברים שאינם במסגרת הסדנא הם הכלל ולא היוצא מהכלל בסדנא. על המנחה ליצור את הגשר בין התייחסותו לנושאים שהקבוצה מעלה לבין התייחסותו לתכנים שהוא התבקש להעביר. דרך מצוינת לעשות זאת היא לקחת את הנושא שהקבוצה מדברת עליו, לקשר אותו לנושא הסדנא ולשאול שאלה. כך לדוגמא אם הנושא הוא שירות והקבוצה מקטרת על מערכת היחסים בין אנשי המכירות לתפעול, ניתן להעלות את הנושא של שירות פנים וחשיבותו במתן שירות ולשאול את הקבוצה איך ניתן להיות יותר שירותיים בהקשר הזה?
6. הקשבה ושיקוף.
המנחה צריך להיות ער לחלוטין למתרחש בקבוצה, לשים לב לדינמקות בין חברי הקבוצה ולמניעים האמיתיים של חברי הצוות. עליו לשקף אותם לקבוצה בצורה בונה המאפשרת דיאלוג ופתרון.
7. סיכום ומשוב.
בסיום הסדנא רצוי שהמנחה יסכם את התכנים שהקבוצה למדה. המשוב מאפשר לקבוצה להסתכל על עצמם מהצד ולדבר על הדינאמיקה בקבוצה, התכנים שהועלו ומה הם לקחו איתם מהסדנא.
איך נראית סדנא מוצלחת? סדנא מוצלחת משיגה את יעדיה, יוצרת עניין ומאפשרת לחברי הקבוצה ללמוד גם המנחה ובעיקר אחד מהשני.
קיימים 7 מרכיבים מרכזיים לקיום של סדנא מוצלחת:
1. בירור צרכים.
כדי שסדנא תהיה אפקטיבית ותקלע לצרכים הייחודיים של הקבוצה, חשוב לקיים תיאום ציפיות בין הגורם המזמין למנחה. מומלץ ששלב זה יכלול גם את המנהל הישיר של הצוות. אין זה מספיק לדעת רק את נושא הסדנא, חשוב לשאול את השאלות הנכונות: לשם מה אתם מקיימים את הסדנא עכשיו? מה היית רוצה שישתנה בעקבות הסדנא? אילו אתגרים עומדים בפני הקבוצה? איך חברי הקבוצה מסתדרים ביניהם?
ככל שהתשובות יותר ספציפיות כן המנחה סופג אינפורמציה רבה יותר המאפשרת לו לבנות תכנים שיענו לדרישות הללו. כך לדוגמא ייתכן שהמטרה לשמה הוזמנה סדנת תקשורת היא כדי להתמודד עם קונפליקטים הקיימים בתוך הקבוצה. ברגע שהמנחה מודע לכך, יש באפשרותו לבנות מערך שיכלול תרגילים שיסייעו במתן בהעלאת התכנים הרצויים ויסייעו למצוא דרכי פתרון.
2. ברר את הפרופיל של הקבוצה.
כדאי לברר אם חברי הקבוצה חילונים, דתיים או חרדים, אם מדובר על מנהלים בלבד, עובדים בלבד, נשים, גברים או קבוצה מעורבת. קיימים משחקים ותכנים המתאימים יותר לפרופיל מסוג אחד ופחות מתאימים לפרופיל מסוג אחר. כמו כן, כמו כן כדאי לברר עדיפויות ספציפיות יותר שיש לקבוצה כגון הפתיחות הכללית למשחקים וסימולציות.
3. התאם את התכנים לקבוצה.
חשוב שכל התכנים יגעו בעולם התוכן של משתתפי הסדנא. כך לדוגמא כאשר הכנתי סדנא בנושא שירות, ביקשתי מסמנכ"ל השירות לתת לי דוגמאות של תלונות נפוצות שהצוות נתקל בהם. מתן סימולציות רלוונטיות עשוי בהחלט ליצור יותר הזדהות בקרב חברי הקבוצה.
4. חוזה פסיכולוגי עם הקבוצה.
הגיע רגע ההתחלה. כל העיניים נישאות אל המנחה. אך לפני שהמנחה קופץ למים חשוב שהמנחה יעשה תיאום ציפיות בינו לבין הקבוצה. תהליך זה נקרא החוזה הפסיכולוגי. בשלב זה, המנחה מציג את עצמו, את הנושא ושואל את חברי הצוות מה הם היו מעוניינים להפיק מהסדנא. לאחר מכן המנחה מתייחס לנקודות שהועלו וחוזר אליהן במהלך הסדנא.
5. הסדנא חייבת להיות דינאמית.
אין זה מספיק לבנות מערך של סדנא. חשוב שהמנחה יהיה מוכן וערוך שכל המבנה כולו של הסדנא יהיה גמיש ויתאים לצרכי הקבוצה בכאן ועכשיו. קונפליקטים, אי הבנות והתייחסות לדברים שאינם במסגרת הסדנא הם הכלל ולא היוצא מהכלל בסדנא. על המנחה ליצור את הגשר בין התייחסותו לנושאים שהקבוצה מעלה לבין התייחסותו לתכנים שהוא התבקש להעביר. דרך מצוינת לעשות זאת היא לקחת את הנושא שהקבוצה מדברת עליו, לקשר אותו לנושא הסדנא ולשאול שאלה. כך לדוגמא אם הנושא הוא שירות והקבוצה מקטרת על מערכת היחסים בין אנשי המכירות לתפעול, ניתן להעלות את הנושא של שירות פנים וחשיבותו במתן שירות ולשאול את הקבוצה איך ניתן להיות יותר שירותיים בהקשר הזה?
6. הקשבה ושיקוף.
המנחה צריך להיות ער לחלוטין למתרחש בקבוצה, לשים לב לדינמקות בין חברי הקבוצה ולמניעים האמיתיים של חברי הצוות. עליו לשקף אותם לקבוצה בצורה בונה המאפשרת דיאלוג ופתרון.
7. סיכום ומשוב.
בסיום הסדנא רצוי שהמנחה יסכם את התכנים שהקבוצה למדה. המשוב מאפשר לקבוצה להסתכל על עצמם מהצד ולדבר על הדינאמיקה בקבוצה, התכנים שהועלו ומה הם לקחו איתם מהסדנא.
גלי שרון הינה יועצת ארגונית ומנהלת של חברת קי-לידר שירותי ייעוץ. גלי בעלת תואר שני בניהול, בהתמחות בהתנהגות ארגונית מאוניברסיטת תל אביב ובעלת ניסיון נרחב במגזר הפרטי והציבורי בייעוץ ובפיתוח ארגוני, הטמעת אסטרטגיה, סדנאות ופיתוח מנהלים.
http://www.key-leader.co.il
http://www.key-leader.co.il
